Utilizzando dei Bot software è possibile automatizzare e semplificare le attività manuali e ripetitive, tra cui la generazione di fatture, il copia incolla di informazioni da un sistema informatico all'altro, la gestione delle scadenze e la generazione delle offerte per i clienti, ecc.
Vediamo dei casi reali in cui abbiamo applicato la metodologia della Robotic process automation (RPA) per automatizzare dei processi di back-office che prima facevano sprecare un sacco di tempo ai nostri clienti.
Prima però, un rapido ripasso per chi non sa cos'è la RPA.
Cos'è l'automazione robotica dei processi#
L'automazione robotica dei processi (in inglese Robotic Process Automation o RPA ) è una metodologia che consiste nell'identificare quali attività ripetitive e meccaniche svolgono i dipendenti con l'obiettivo di automatizzarle utilizzando degli appositi software.
Il beneficio è che si liberano ore preziose dei propri collaboratori che possono essere destinate a svolgere compiti mentalmente più complessi che richiedono una mente umana, demandando a dei software robot lo svolgimento delle attività ripetitive di scarso valore.
Grazie a questi software è quindi possibile:
- tagliare i costi operativi,
- ridurre gli errori umani,
- aumentare la produttività e la competitività,
- aumentare i margini della propria azienda.
Caso studio 1: Generazione fatture automatica con la RPA#
Abbiamo applicato la tecnologia delle RPA ad un Organismo di Ispezione abilitato ad effettuare le "verifiche di legge" su impianti elettrici ed attrezzature di lavoro.
Problema
Prima del nostro intervento ogni ispettore compilava dei file Excel con i dati delle verifiche ispettive svolte. Tali file Excel servivano perché dovevano poi essere inviati all'INAIL. Successivamente l'amministrazione creava le fatture manualmente nel software di fatturazione copiando i dati dai fogli Excel. Questa attività manuale di copia-incolla occupava un dipendente per l'80% del tempo.
Soluzione
Abbiamo sviluppato un gestionale web su misura. Con questo nuovo gestionale, gli ispettori inseriscono direttamente dal campo i dati delle ispezioni svolte. L'amministrazione a questo punto premendo su un bottone genera tutte le fatture che finiscono direttamente nel gestionale della fatturazione. Con un altro bottone vengono generati i file Excel che vengono inviati all'INAIL.
Risultato
Assieme ad altre automazioni, l'azienda ha eliminato i colli di bottiglia che gli impedivano di crescere. Inoltre il dipendente che prima faceva solo la fatturazione ha esteso le sue competenze e oggi si occupa anche di svolgere altre attività più redditizie per l'azienda come mantenere i rapporti con la clientela.
Caso studio 2: Copia incolla di informazioni tra sistemi informatici#
Per corriere espresso di Brescia abbiamo implementato la metodologia dell'RPA con successo. Tale corriere ritira e consegna su Brescia con la sua flotta di mezzi. Da Brescia al resto del mondo e viceversa invece, funge da broker, e si appoggia a corrieri internazionali come UPS, TNT, BRT, ecc.
Problema
Prima del nostro intervento i dati di ogni spedizione andavano ricopiati 2 volte. Una volta venivano inseriti nel software gestionale in base alle richieste dei clienti pervenute via email o telefono. La seconda volta dal software gestionale al portale web del corriere a cui affidare quella spedizione (UPS, TNT, BRT, ecc.).
Soluzione
Abbiamo sviluppato un gestionale web integrato che dialoga direttamente con i sistemi terzi dei vari corrieri. In questo modo per "inoltrare" i dati di una spedizione al sistema informativo del corriere (UPS, TNT, BRT, ecc.) basta premere un bottone.
Risultato
Grazie a questa ed altre automazioni, che abbiamo implementato nel nuovo gestionale, ogni dipendete amministrativo riesce a gestire e lavorare oltre 20'000 spedizioni/annue.
Come possiamo aiutarti#
In Garda Informatica sviluppiamo software che automatizzano i processi delle aziende liberando i dipendenti dallo svolgere attività ripetitive di scarso valore.
Possiamo supportarti nell'identificare i colli di bottiglia che limitano la crescita della tua azienda e possiamo sviluppare la soluzione software che automatizzi i tuoi processi ripetitivi.
Per maggiori informazioni puoi consultare la pagina Sviluppo software su misura oppure puoi chiederci un preventivo.