L'automazione robotica dei processi (in inglese Robotic Process Automation o RPA ) è una metodologia che consiste nell'identificare quali attività ripetitive e meccaniche svolgono i dipendenti con l'obiettivo di automatizzarle utilizzando degli appositi software.
Il beneficio è che si liberano ore preziose dei propri collaboratori che possono essere destinate a svolgere compiti mentalmente più complessi che richiedono una mente umana, demandando a dei software robot lo svolgimento delle attività ripetitive di scarso valore.
Grazie a questi software è quindi possibile tagliare i costi operativi, ridurre gli errori umani e aumentare così la produttività, la competitività e i margini della propria azienda.
Vediamo di seguito i 3 passaggi per implementare l'automazione robotica dei processi in azienda.
Fase 1: identificare gli aspetti migliorabili in breve tempo#
Per fare in modo che il cambiamento portato dall'automazione sia condiviso da tutta l'azienda conviene scegliere un approccio collaborativo. Di conseguenza per identificare le opportunità di miglioramento è opportuno:
- coinvolgere i vari reparti per capire le mansioni dei vari dipendenti e cosa fanno durante la giornata, al fine di individuare i processi, dispendiosi in termini di tempo, che rappresentano le opportunità per un miglioramento.
- identificare i sistemi già esistenti su cui andrà implementata l'automazione.
- scegliere un approccio graduale partendo da un singolo processo da automatizzare.
Per identificare i processi automatizzabili puoi prendere spunto dalle seguenti attività meccaniche succhia tempo:
- copiare e incollare dati da un software ad un altro.
- chiedere informazioni via email o telefono per poi copiarle in un altro software.
- cercare dove è stato messo un file (fisico o digitale che sia).
- compilare moduli ripetendo sempre le stesse informazioni e trascrivendole da altri software.
- scrivere sempre le stesse email, ogni volta come se fosse la prima.
- creare file Word, Stampe e Report copiando i dati a mano.
Fase 2: partire con un progetto pilota a impatto elevato#
Fare in modo che tutta l'azienda supporti l'automazione robotica dei processi è una sfida complessa. Per vincerla conviene partire identificando un processo pilota da migliorare.
Il progetto pilota da cui partire deve:
- portare subito un risultato evidente e condiviso (risparmio di tempo e abbattimento degli errori).
- consentire all'azienda di liberare i dipendenti da attività meccaniche e ripetitive. In questo modo lo staff aziendale avrà più tempo da dedicare a progetti di maggiore rilevanza.
- automatizzare un processo ampiamente utilizzato in azienda, in modo che i risultati siano più evidenti.
- essere ben definito.
- essere di rapida e facile implementazione.
- essere di sicura riuscita.
- rappresentare un rischio contenuto: inizialmente è meglio evitare processi complessi o critici per l'azienda.
L'automazione da implementare deve fornire degli opportuni feedback visivi che consentono ai dipendenti di fidarsi del lavoro svolto dai robot software.
Fase 3: raccogliere i risultati e replicare il metodo per altri processi#
In questa fase vanno raccolti i risultati portati dal progetto pilota e vanno presentati agli altri reparti dell'azienda.
Gli obiettivi sono:
- dimostrare i benefici ottenuti,
- stimolare tutti i reparti ad adottare l'automazione robotica dei processi,
- reiterare le procedure in modo che gli altri possano imparare dai successi ottenuti.
Proseguendo con un approccio iterativo puoi ripercorrere i passi precedenti ed identificare un altro progetto sui cui ri-applicare la metodologia. In questo caso, avendo già sperimentato un ciclo di implementazione, sai già cosa puoi aspettarti e quali sono le aree simili a quella già ottimizzata sulle quali puoi replicare gli stessi automatismi.
Come possiamo aiutarti#
In Garda Informatica sviluppiamo software che automatizzano i processi delle aziende liberando i dipendenti dallo svolgere attività ripetitive di scarso valore.
Possiamo supportarti nell'identificare i colli di bottiglia che limitano la crescita della tua azienda e possiamo sviluppare la soluzione software che automatizzi i tuoi processi ripetitivi.
Per maggiori informazioni puoi consultare la pagina Sviluppo software su misura oppure puoi chiederci un preventivo.