Sei nella fase di scelta del software gestionale più adatto per la tua azienda. Hai scremato i possibili software e ti appresti a vedere due o tre dimostrazioni dei finalisti.
Quali sono gli aspetti che devi valutare per compiere la scelta giusta?
Naturalmente dovrai vedere se le funzionalità del software mappano correttamente i tuoi processi aziendali e semplificheranno lo svolgimento del tuo lavoro.
Ma oltre alle funzionalità, a cosa devi prestare attenzione?
È il tema di questo articolo.
Quanto è macchinoso/rigido?#
Quanto è macchinoso e rigido il software gestionale che ti stanno mostrando?
Prendi ad esempio il caso di creazione di una fattura. Ci sono 3 gradi di rigidità.
Grado massimo: per fare la fattura devi prima creare l'anagrafica del cliente, poi devi creare il preventivo, poi converti il preventivo in ordine e solo a quel punto puoi convertire l'ordine in fattura. NON ci siamo.
Una via di mezzo. Prima crei l'anagrafica cliente e poi puoi inserire la fattura.
Oppure l'ottimo puoi creare direttamente la fattura, eventualmente inserendo i dati del cliente contestualmente alla creazione della fattura.
Come vedi la stessa attività può essere fatta in 3 modi dal più macchinoso al più snello.
Devi chiederti: "oltre al percorso classico previsto da chi ha creato il software sono state previste anche delle scorciatoie per velocizzare i passaggi o saltarne alcuni?"
Il software è stato ingegnerizzato?#
Il software è stato ingegnerizzato o è frutto di un'evoluzione caotica?
Si capisce dalle interfacce utente.
Se il software è frutto di un processo di ingegnerizzazione allora le interfacce saranno omogenee. Ad esempio tutte le schermate che mostrano delle tabelle di dati avranno i filtri messi nello stesso punto. Ad esempio sulle intestazioni delle colonne.
Una volta imparato come si applica un filtro su una griglia sarà possibile filtrare allo stesso modo i dati di tutte le schermate del gestionale.
Se invece ogni schermata è diversa dall'altra, vuol dire che ogni schermata andrà imparata da zero, complicando di molto la fase di formazione all'uso del nuovo software.
Facilità di ricerca e navigazione dei dati#
Quanto è facile cercare/ricercare le informazioni di cui hai bisogno in modo preciso?
Esempio è possibile cercare in modo trasversale tra tutte le righe di tutte le fatture. O bisogna aprire una fattura alla volta per vedere dove è stato inserito un certo articolo?
Strettamente collegata alla facilità di filtro c'è la facilità di "navigare" i dati.
È possibile navigare i dati collegati tra di loro?
Esempio: è possibile partendo da un cliente vedere al volo quali sono le sue ultime fatture o viceversa andare da una fattura all'anagrafica del cliente con un click?
Conclusione#
Ricapitolando le 3 cose che devi valutare sono:
- quanto è macchinoso e rigido il software e se prevede delle scorciatoie.
- se ha un aspetto omogeneo o è frutto di un'evoluzione caotica dove per ogni modulo o schermata va imparato come si usa senza poterlo intuire in base alle altre funzionalità già viste.
- se facilita la ricerca delle informazioni di interesse e la navigazione da un dato a quelli collegati.
Se non dovessi trovare il software gestionale adatto alla tua azienda, puoi sempre optare per una soluzione realizzata su misura. In Garda Informatica Realizziamo gestionali su misura in tempi rapidi grazie al META-Sviluppo RAPIDO.