Come ormai tutti sanno, Google da tempo non è più solo il motore di ricerca, ma ha aggiunto tutta una serie di servizi Cloud alla sua offerta. Tra questi i più famosi sono Gmail , Google Calendar e tutte le App di produttività e di collaborazione note con il nome commerciale Google Apps for Work : Google Docs, Google Spreadsheet, Google Drive, ecc.
I vantaggi di questi servizi sono noti a chiunque li abbia utilizzati almeno una volta. Per fare un esempio banale, con Google Calendar è possibile creare un calendario condiviso all'interno della propria organizzazione in cui chiunque può segnare gli appuntamenti o gli eventi di interesse utilizzando qualsiasi dispositivo: dal PC utilizzando un browser, dal tablet o dallo smartphone utilizzando la App ufficiale di Google Calendar. Inoltre ogniqualvolta viene inserito un evento tutti gli iscritti ricevono subito la notifica via email. Ciliegina sulla torta, non è necessario preoccuparsi dell'infrastruttura informatica (backup, configurazioni, installazioni, ecc.) perché a quello ci pensa Google.
Diventa quindi evidente che per molte aziende sarebbe utile poter sincronizzare la base dati del proprio gestionale aziendale con i servizi Google. Ad esempio si potrebbe voler convertire le richieste di intervento inserite nel gestionale in eventi su un calendario Google. Un altro esempio potrebbe essere sincronizzare i contatti inseriti dal commerciale tramite Google Contacts direttamente nei prospect o nell'anagrafico clienti aziendale. Ancora, un'agenzia immobiliare potrebbe voler segnare gli appuntamenti nell'agenda del proprio gestionale e trovarseli automaticamente anche sul proprio smartphone comprensivi di numeri di telefono del cliente.
Con questo tipo di integrazioni, un commerciale potrebbe svolgere tutte le sue attività senza mai utilizzare il computer, ma direttamente da tablet o da smartphone.
Ok ma come si realizza questa integrazione? È possibile sincronizzare i dati del mio gestionale con i servizi e le App di Google?#
La risposta per tua fortuna è Sì: basta creare un connettore software che effettui questo tipo di sincronia dati.
Non tutti sanno che Google è sempre stata molto attenta a consentire l'integrazione con i suoi servizi, infatti quasi per ogni servizio Google esiste una documentazione tecnica che spiega come realizzare queste integrazioni. La lista delle varie specifiche tecniche è presente all'indirizzo API di Google .
Un aspetto importante da tenere presente e comune a tutti i servizi offerti da Google è l'autorizzazione. Ogni qual volta un'applicazione di terze parti vuole accedere ai dati dei nostri account Google (calendari, contatti, ecc.) deve prima essere autorizzata dall'utente.
Per implementare questo meccanismo viene utilizzato il protocollo OAuth 2.0 attraverso il quale l'utente autorizza un software sviluppato da terze parti, come il connettore descritto, ad accedere ai propri dati per effettuare la sincronizzazione desiderata.
In pratica bisogna realizzare un applicativo web che permetta all'utente di fornire il suo consenso alla sincronizzazione. Tale applicativo memorizzerà delle chiavi di cifratura fornite da Google che gli serviranno poi in maniera differita, durante la fase di sincronizzazione, per dimostrare a Google che è stato autorizzato dall'utente ad effettuare per suo conto le operazioni di interrogazione e utilizzo dei servizi Google.
Quindi, ricapitolando, una volta ottenute le autorizzazioni necessarie, è possibile creare un software che legge i dati dal gestionale aziendale e li scrive per esempio in un calendario Google e/o viceversa legge i dati dal calendario Google e li scrive nel gestionale aziendale.
Questo software tipicamente viene pensato e realizzato secondo la tipologia detta "lavoro batch" ovvero un'attività che viene schedulata per essere eseguita periodicamente (es. ogni 5 minuti) in modo automatico e che ad ogni esecuzione si preoccupa di effettuare le sincronizzazioni necessarie con i servizi di Google.
Bello, ma quanto costa?#
Il prezzo di un software personalizzato che svolga questo tipo di attività parte dai 1'500 euro.
Per poter fare una stima precisa è necessario sapere quali e quanti servizi di Google vanno mantenuti sincronizzati: es. Google Contacts, Google Calendar, ecc.
E che tipo di sincronia è necessario svolgere: vanno copiati i dati dal gestionale verso Google, da Google verso il gestionale o in entrambi i versi.
Per una quotazione puntuale del tuo caso specifico non esitare a contattarci.